Es stimmt wirklich. Wir geben es zu. Der Einkauf verfügt über seine eigenen Fachausdrücke und das kann bei Außenstehenden manchmal für Verwirrung sorgen.
Grundsätzlich wird eine gute Beschaffung wie folgt definiert: Der Einkauf der Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen zum Führen seiner Geschäfte benötigt, und zwar auf eine Art und Weise, die die Kosten reduziert, die Qualität steigert, die Geschwindigkeit erhöht und/oder das Risiko vermindert. Im Idealfall möglichst unbürokratisch und auch unter Berücksichtigung von Elementen des sozialen Werts.
Die Zusammenarbeit mit dem Einkauf (beste Ergebnisse werden bei frühzeitiger Einbindung des Einkaufs erzielt!) hat positive Auswirkungen für alle Bereiche Ihres Unternehmens. Wenn Sie die „Sprache“ verstehen, können wir Ihnen besser behilflich sein.
Egal, wie interessiert oder erfahren Sie sind, hier ist eine Liste von Begriffen und Sätzen, mit denen Sie sich in der Welt der Beschaffung vertraut machen sollten.
A
Aktionspläne: eine Reihe von Schritten oder Aktionen/Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um bestimmte Ziele oder Zielsetzungen zu erreichen. Im Einkauf können Aktionspläne für bestimmte Problemstellungen oder Chancen, wie etwa die Kostenreduzierung oder die Verbesserung von Lieferantenbeziehungen, erstellt werden.
Aktuelle Rate (Current Pace): die Rate, mit der ein Unternehmen derzeit bei seinen Einkaufsaktivitäten vorgeht, wie etwa bei der Anzahl der bearbeiteten Aufträge oder unterzeichneten Verträge.
Arten von Kosteneinsparungen: die verschiedenen Möglichkeiten für Einsparungen im Beschaffungsprozess eines Unternehmens, wie Preissenkungen durch Verhandlungen, Reduzierung der Anzahl von Lieferanten oder Rationalisierung der Beschaffungsprozesse.
Auswirkungen auf Cashflows: die Auswirkungen, die die Handlungen eines Unternehmens bzw. die Umstände auf seinen Cashflow haben, z. B. Änderungen bei Umsatz, Ausgaben oder Working Capital.
B
Beschaffungsaktivitäten: bezeichnet alle Schritte des Beschaffungsprozesses, darunter die Bestimmung der Bedürfnisse, Lieferantensuche, Vertragsverhandlungen und die Pflege der Beziehungen mit Lieferanten.
Beschaffungsaudits: Prozess der Überprüfung und Bewertung von Beschaffungsprozessen und -verfahren, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu bestimmen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Beschaffungskosten: die Kosten, die einem Unternehmen im Beschaffungsprozess entstehen; umfasst auch die Kosten von Waren und Dienstleistungen sowie die Kosten, die durch den Beschaffungsprozess anfallen.
Beschaffungsmarkt: der Markt für die Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen beschafft.
Beschaffungseinsparungen: Einsparungen des Unternehmens infolge von kosteneinsparenden Maßnahmen im Beschaffungsprozess.
Beschaffungssoftware: Softwaretools zur Automatisierung und Rationalisierung des Beschaffungsprozesses wie der Erstellung von Aufträgen, Bearbeitung von Rechnungen und des Lieferantenmanagements.
Beschaffungsspezialisten: Personen, die über die Kompetenzen und Kenntnisse verfügen, die für das Management des Beschaffungsprozesses innerhalb des Unternehmens erforderlich sind.
Beschaffungsteams: die Gruppe von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens, die für das Management des Beschaffungsprozesses, einschließlich der Bestimmung und Auswahl von sowie der Verhandlungen mit Lieferanten verantwortlich ist.
Beschaffungsprozess: die Abfolge von Schritten, die Unternehmen beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen durchlaufen, darunter die Bestimmung der Anforderungen, Suche nach Lieferanten, Vertragsverhandlungen und Pflege der Beziehungen zu den Lieferanten.
Blockchain in der Lieferkette: eine Technologie, die allen Beteiligten die Aufzeichnung von und den Zugriff auf End-to-End-Produktinformationen wie Ursprung, Qualitätsprotokolle und Lieferzeiten ermöglicht, um die Transparenz und Nachverfolgbarkeit zu verbessern.
Breites Spektrum: bezeichnet die Vielfalt der Lieferanten bzw. der Waren oder Dienstleistungen, mit denen ein Unternehmen arbeitet oder die es einkauft.
Business Insights: ein tiefergehendes Verständnis der Betriebsabläufe, Kunden und Märkte eines Unternehmens, das bei der strategischen Entscheidungsfindung hinzugezogen werden kann.
C
Cash Conversion Cycle: auch Geldumschlag genannt. Er bezeichnet die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um seine Investitionen in Lagerbestände und andere Ressourcen in flüssige Mittel umzuwandeln.
Cash-Kultur: die Einstellungen, Werte und Praktiken in einem Unternehmen, die das Management seines Cashflows und seiner Liquidität beeinflussen.
Cashflow: die Mittel, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, um Ausgaben zu tätigen, in neue Projekte zu investieren oder an Anteilseigner auszubezahlen. Der Cashflow kann positiv oder negativ sein, abhängig von dem Verhältnis eingehender und ausgehender liquider Mittel.
Cost of Ownership: wird auch als Gesamtbetriebskosten bezeichnet und umfasst alle Kosten, die mit dem Eigentum und der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind, darunter Kaufpreis, Installations-, Wartungs- und Entsorgungskosten.
D
Digitale Lösungen: der Einsatz von Technologie wie künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Blockchain zur Automatisierung und Optimierung von Beschaffungsprozessen.
E
E-Beschaffungs-Software: Softwaretools zur Automatisierung und Rationalisierung des Beschaffungsprozesses wie der Erstellung von Aufträgen, Bearbeitung von Rechnungen und des Lieferantenmanagements.
Effektive Beschaffung: die Fähigkeit eines Unternehmens, Waren und Dienstleistungen kosteneffektiv, effizient und auf ethische Weise einzukaufen.
Einkaufspolitik: die Leitlinien und Verfahren, die Unternehmen zur Regelung des Beschaffungsprozesses festlegen. Dies umfasst auch, wie Waren und Dienstleistungen erworben, Lieferanten ausgewählt und Verträge verwaltet werden.
Einkaufsteam: das Team innerhalb eines Unternehmens, das für das Management des Beschaffungsprozesses verantwortlich ist, einschließlich der Suche und Auswahl von sowie der Verhandlungen mit Lieferanten.
Einkaufsfunktion: die Rolle der Beschaffung im Unternehmen, einschließlich des Managements des Beschaffungsprozesses, der Lieferantenbeziehungen und Kosteneinsparungen.
Einkaufsprozess: die Abfolge von Schritten, die Unternehmen beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen durchlaufen, darunter die Bestimmung der Anforderungen, Suche nach Lieferanten, Vertragsverhandlungen und Pflege der Beziehungen zu den Lieferanten.
Einkaufsstrategie: der Gesamtansatz eines Unternehmens beim Management der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, um seine geschäftlichen Anforderungen und Ziele zu erfüllen.
Energierechnungen: die Ausgaben von Unternehmen für ihren Energieverbrauch, wie etwa Strom oder Erdgas.
F
Finanzabteilung: Die Abteilung innerhalb eines Unternehmens, die für das Management der finanziellen Ressourcen, wie Finanzplanung, Prognosen und Finanzberichterstattung, zuständig ist.
Führungskräfte in der Beschaffung: Mitarbeiter oder Teams auf allen Ebenen des Unternehmens, die eine maßgebliche Verantwortung für das Management der Beschaffungsaktivitäten und für strategische Entscheidungen in Bezug auf die Beschaffung haben.
G
Geschäftsbereiche: die verschiedenen Sparten oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens mit eigenen Funktionen und Zielen. Sie werden manchmal auch als „Sparte“ bezeichnet.
Geschäftschance: eine Chance, den Umsatz zu steigern, die Kosten zu reduzieren oder das Geschäft anderweitig zu verbessern.
Gesamter Beschaffungslebenszyklus: alle Phasen der Beschaffung von der Bestimmung der Bedürfnisse und der Lieferantensuche bis hin zur Lieferung und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen.
H
Herstelleranalyse: Prozess des Bewertens der Ressourcen und Leistungsfähigkeit eines Herstellers, wie etwa Produktionskapazität, Qualitätskontrolle und Lieferzeiten.
I
Indirekte Kosten: Kosten, die nicht direkt mit der Produktion eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind, aber im Rahmen des Beschaffungsprozesses anfallen, wie z. B. Transport- oder Lagerkosten.
Influence Outcomes: die Auswirkungen, die Einkaufspolitik und -prozesse auf die Gesamtergebnisse des Beschaffungsprozesses haben können, wie z. B. Kosteneinsparungen, Lieferantenleistung und Kundenzufriedenheit.
Interviews mit Einkaufsmitarbeitern: Interviews mit Mitarbeitern des Einkaufs, um Informationen einzuholen und einen Einblick in den Beschaffungsprozess zu erhalten.
K
Kapitalanlagen: Investitionen, die von einem Unternehmen getätigt werden, um Erträge zu erwirtschaften, z. B. durch den Erwerb von Anteilen an anderen Unternehmen oder Investitionen in Immobilien.
Kapitalformel: Diese wird zur Berechnung des Kapitalstands eines Unternehmens wie etwa des Verschuldungsgrads verwendet.
Kapitalmanagement: der Prozess des Managements der langfristigen Finanzierungs- und Investitionsstrategie eines Unternehmens zur Förderung des Wachstums und zur Gewährleistung finanzieller Stabilität.
Kapitaloptimierung: der Prozess zum Maximieren der Rendite von Kapitalanlagen eines Unternehmens durch effiziente Ressourcennutzung und effektives Risikomanagement.
Kapitalposition: die Vermögenswerte eines Unternehmens, die durch langfristige Darlehen oder Eigenkapital finanziert sind. Sie können die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sowie sein zukünftiges Wachstums- und Investitionspotenzial anzeigen.
Kapitalstrategie: Plan eines Unternehmens zur Beschaffung und zum Management von Kapital, um das Wachstum zu fördern und finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
Kapitalsituation: der aktuelle Stand der Kapitalposition eines Unternehmens, einschließlich seiner Schulden und seines Eigenkapitals sowie seiner Bilanzstärke.
Kapitaltrends: langfristige Veränderungen bei der Kapitalposition eines Unternehmens wie etwa Änderungen beim Verschuldungsgrad oder bei der Eigenkapitalrendite.
Kapitalzyklus: der Prozess der Kapitalbeschaffung und des Kapitalmanagements, darunter Beschaffung von Mitteln, Investitionen in Anlagen und das Erzielen einer Kapitalrendite auf diese Investitionen.
Kontinuierliche Verbesserung: das Verfahren der fortlaufenden Suche nach und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten für Prozesse, Produkte und Dienstleistungen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Kostentreiber: die Faktoren, die die Kosten von Waren oder Dienstleistungen beeinflussen, wie etwa Veränderungen bei der Nachfrage, Inflation oder Störungen in der Lieferkette.
Kostenreduzierung: Prozess des Bestimmens und Umsetzens von Maßnahmen zur Reduzierung der Gesamtkosten von Waren oder Dienstleistungen.
Kostensteigerung: Anstieg bei den Kosten von Waren oder Dienstleistungen. Dieser kann durch Faktoren wie Inflation, Änderungen bei der Nachfrage oder Störungen in der Lieferkette verursacht werden.
Kostenwirksamkeitsanalyse: Prozess der Bewertung von Kosten und Nutzen verschiedener Optionen, um die kosteneffizienteste Lösung zu bestimmen.
Künstliche Intelligenz: die Simulation der menschlichen Intelligenz in Maschinen, die so programmiert sind, dass sie wie Menschen denken und lernen.
Kurzfristige Verbindlichkeiten: die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens, die innerhalb eines Jahres fällig sind, wie etwa kurzfristige Darlehen, Verbindlichkeiten und Steuerschuld.
L
Laboranalyse: Prozess der Prüfung und Bewertung von Warenmustern wie Rohmaterialien oder Fertigerzeugnissen im Labor, um ihre Eigenschaften und Qualität zu bestimmen.
Lieferantenbeziehungen: die fortlaufenden Interaktionen und Verhandlungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten, um die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen zu einem fairen Preis zu gewährleisten.
Lieferantenbedingungen: Bedingungen in Verträgen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten, einschließlich Zahlungsbedingungen, Lieferplänen und Qualitätsstandards.
Lieferantenleistung: bezeichnet, wie gut ein Lieferant die Bedürfnisse eines Unternehmens in Bezug auf Lieferung, Qualität und Kosten erfüllen kann.
Lieferantenstamm: die Gruppe der Lieferanten, von denen ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen erwirbt.
Lieferantenspektrum: die Anzahl und Vielfalt der Lieferanten, von denen ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen erwirbt.
Lieferkette: das Netzwerk von Unternehmen, Aktivitäten und Ressourcen, die an der Produktion und Lieferung von Waren und Dienstleistungen, von den Rohmaterialien bis zu den Endkunden, beteiligt sind.
Liefermanagement: die Koordination und das Management aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen in Unternehmen.
M
Marktchance: das Potenzial für eine Umsatzsteigerung in einem bestimmten Markt oder einer bestimmten Branche.
Maverick Spending: eigenmächtige Ausgaben außerhalb der festgelegten Beschaffungsprozesse eines Unternehmens, oft durch Mitarbeiter, die nicht über die entsprechenden Befugnis verfügen oder nicht den besten Mehrwert für das Unternehmen berücksichtigen.
Mengenrabatte: Preisnachlässe, die von Lieferanten für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen in größeren Mengen angeboten werden.
Minimale Störung: bezeichnet die Bemühungen, die Auswirkungen von Veränderungen auf die Betriebsabläufe oder Prozesse möglichst gering zu halten.
N
Negatives Working Capital: bezeichnet eine Situation, in der kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens höher sind als sein Umlaufvermögen.
O
Operative Prozessverbesserungen: Änderungen, die an den Prozessen eines Unternehmens vorgenommen wurden, um die Effizienz zu verbessern und die Kosten zu reduzieren.
Öffentliche Auftraggeber: Stellen wie Ministerien oder Staatsunternehmen, die Aufträge der öffentlichen Hand vergeben.
Öffentliche Beschaffung: der Erwerb von Waren, Dienstleistungen und Arbeiten durch die öffentliche Hand.
Öffentliches Auftragswesen: Vereinbarungen zwischen einem Staat oder Staatsunternehmen und einem Lieferanten über die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.
Öffentliche Hand: Unternehmen, die dem Staat gehören oder unter dessen Kontrolle stehen, wie etwa Staatsunternehmen oder Ministerien.
P
Partnerschaftliche Einkaufsstrategie: eine Strategie, die von der Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen Partnern zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses und zum Erzielen von Kosteneinsparungen geprägt ist.
Potenzielle Chancen: potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen oder andere Vorteile, die noch nicht ganz sondiert oder ausgeschöpft wurden.
Potenzielle Lieferanten: Unternehmen, die möglicherweise Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen liefern könnten.
Produktchance: bezeichnet das Erfolgspotenzial neuer Produkte oder Dienstleistungen im Markt auf der Basis ihrer Funktionen, Preise und der Nachfrage.
R
Risikominderung: die Bestimmung, Beurteilung und Handhabung der mit der Beschaffung verbundenen Risiken, wie das Risiko von Lieferantenausfällen oder Preisschwankungen.
Rohmaterialien: die Rohstoffe oder Komponenten, die für die Produktion von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden.
Rolle der Beschaffung: die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Beschaffungsfunktion im Unternehmen, einschließlich des Managements des Beschaffungsprozesses, der Lieferantenbeziehungen und Kosteneinsparungen.
S
Schlechte Planung: bezeichnet einen Mangel an Vorbereitung oder Voraussicht beim Beschaffungsprozess, der zu höheren Kosten und anderen Problemen führen kann.
Scope 1, 2, 3-Emissionen: durch das THG-Protokoll festgelegte Kategorien von Emissionen für eine umfassende Berichterstattung.
Scope 1: direkte Emissionen aus eigenen oder unter der Kontrolle des Unternehmens stehenden Quellen.
Scope 2: indirekte Emissionen durch die Erzeugung von eingekauftem Strom, Dampf, Heizung und Kühlung.
Scope 3: alle anderen indirekten Emissionen, die in der Wertschöpfungskette des meldenden Unternehmens auftreten.
Substanzverbesserungsinvestitionen: Investitionen zur Verbesserung des langfristigen Wachstums eines Unternehmens wie der Bau neuer Betriebsanlagen oder der Erwerb neuer Ausrüstungen.
T
Täglicher Bericht: ein regelmäßiger Bericht bzw. eine regelmäßige Meldung mit Informationen über aktuelle Ereignisse, Fortschritte oder den Status von Einkaufsaktivitäten.
Tiefgehendes Verständnis: die gründliche und umfassende Kenntnis eines bestimmten Themas oder Gebiets.
U
Umlaufvermögen: alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres veräußert oder verbraucht werden, wie liquide Mittel, Forderungen und Lagerbestände.
Unkontrollierte Ausgaben: Ausgaben, die vom Unternehmen nicht effektiv gehandhabt oder überwacht werden, was unnötige Ausgaben oder mangelnde Transparenz bei der Ausgabenstruktur zur Folge hat.
Unnötige Ausgaben: Ausgaben, die einem Unternehmen keinen Mehrwert bringen oder für den Betrieb nicht unbedingt notwendig sind.
Unnötige Kosten: Kosten, die in Unternehmen anfallen und ihnen keinen Mehrwert bringen oder für den Betrieb nicht unbedingt notwendig sind.
Überschüssige liquide Mittel: liquide Mittel, die über die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens hinaus verfügbar sind und investiert, an die Anteilseigner ausbezahlt oder zur Tilgung von Schulden verwendet werden können.
V
Vertragschancen: Potenzielle Chancen für den Abschluss neuer Verträge mit Lieferanten oder Kunden.
Vertragsmanagement: Das Management von Verträgen im Bereich Beschaffung und Einkauf, die im Rahmen der rechtlichen Anforderungen abgeschlossen werden, um Beziehungen mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern aufzubauen. Dies umfasst auch Verhandlungen über die allgemeinen Geschäftsbedingungen.
W
Warengruppenmanagement: das System, das eine Gruppe für die Definition von Segmenten der Einkaufsausgaben verwendet, um den Umsatz zu steigern, Risiken zu mindern, Lieferantenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen sowie um die Wirksamkeit der Einkaufsaktivitäten zu verstehen.
Warengruppenstrategie: eine Strategie für das Management aller Aspekte des Einkaufs in einer bestimmten Waren- oder Dienstleistungsgruppe wie etwa Bürobedarf oder IT-Geräte.
Wettbewerbsvorteile: Faktoren oder Attribute, die es einem Unternehmen ermöglichen, eine bessere Performance als seine Wettbewerber zu erzielen, z. B. durch niedrigere Kosten, bessere Qualität oder Zugang zu besonderen Ressourcen.
Wirtschaftliche Erholung: der Prozess der Verbesserung der wirtschaftlichen Bedingungen nach einer Rezession oder einem Abschwung.
Wirtschaftswachstum: die Steigerung der Produktion von Waren und Dienstleistungen in einer Wirtschaft über einen bestimmten Zeitraum.
Z
Zusätzliches Working Capital: die zusätzlichen Mittel, die ein Unternehmen zur Unterstützung seines Betriebs oder Wachstums einsetzen kann, wie etwa Fremdfinanzierung oder Aktienausgabe.
Zahlungsmitteläquivalente: Vermögenswerte wie kurzfristige Anlagen oder Bankeinlagen, die einfach in liquide Mittel umgewandelt werden können.
